Accès
Possibilité ouverte aux personnes de consulter des documents ou des données. L’accès suppose à la fois une démarche active de la personne, qui demande communication d’un document, se déplace pour consulter un registre, et la collaboration de l’administration, qui communique le document demandé, ou permet la consultation de ses registres.
On oppose classiquement l’accès (et le droit d’accès) à la diffusion : dans l’accès, c’est la personne qui est à l’initiative, alors que dans la diffusion, c’est l’administration qui prend l’initiative de faire connaître, qui décide la publication.
L’accès aux documents administratifs est l’un des aspects du droit à l’information administrative.
Base de données
Ensemble de données enregistrées dans des fichiers électroniques, auxquelles un ordinateur peut accéder.
On distingue parfois base et banque de données, pour mettre l’accent sur l’effort d’organisation et de présentation que requiert une base de données pour être offerte à la consultation du public. Cette distinction base-banque de données recoupe la distinction donnée brute et donnée élaborée.
Tout État organisé collecte des renseignements et conserve des documents qui forment vite des séries volumineuses : les premiers recensements et cadastres, les premiers codes, les premières archives diplomatiques datent de l’antiquité. Les bureaucraties impériales enregistraient non seulement le passé mais le présent, accumulant et conservant non seulement les actes proprement administratifs (documents), mais aussi les informations sur les lieux et les ressources, sur les biens et les personnes.